PENGURUSAN KEWANGAN TANGGUNGJAWAB MUTLAK SEORANG PENTADBIR SEKOLAH

KEPENTINGAN PENGURUSAN KEWANGAN YANG CEKAP DI SEKOLAH

“Pengurusan kewangan, jika tidak diurus dengan betul,  ibarat sebelah kaki sudah menempah masuk ke penjara.”

Begitulah kata-kata seorang pegawai dari Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) ketika mengendalikan kursus kewangan kepada pengurus sekolah. Bunyi kata-katanya mungkin agak mengerunkan, namun hakikatnya memang benar.

Pengurusan kewangan yang baik merupakan kunci utama kepada pelbagai anugerah dan pengiktirafan yang diterima oleh seorang pentadbir sekolah - termasuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, kenaikan pangkat dan sebagainya.

TANGGUNGJAWAB KEWANGAN : AMANAH YANG BERAT

Betul kata orang, apabila seseorang menjadi guru, dialah segala-galanya. Dialah doktor yang merawat pelajar, dialah polis yang menangkap pelajar yang nakal, dialah peguam yang mengadili siapa betul dan siapa salah. 

Begitu juga halnya dengan seorang pentadbir sekolah. Dialah individu yang memikul tanggungjawab besar dalam mengurus seluruh operasi sekolah,  dari aspek pengurusan sumber manusia hinggalah kepada penyeliaan akademik dan hal ehwal pelajar. 

Namun, antara tugas yang paling kritikal dan sering menjadi tumpuan ialah pengurusan kewangan sekolah.

Pengurusan kewangan bukanlah sesuatu yang boleh dilakukan secara sambil lewa. Ia perlu dikendalikan dengan penuh teliti, berintegriti dan mematuhi segala peraturan serta pekeliling kewangan yang telah ditetapkan oleh pihak berkuasa. 

Sebarang kecuaian dalam pengurusan kewangan bukan sahaja boleh menjejaskan reputasi sekolah, malah boleh mengundang implikasi undang-undang yang serius kepada pentadbir itu sendiri.

DILEMA PENGURUSAN KEWANGAN

Dalam banyak-banyak bidang pengurusan di sekolah, pengurusan kewangan adalah yang kurang saya gemari. Kedengaran agak janggal, tetapi hakikatnya, banyak wang pun susah, sikit wang pun susah.

Kenapa pula kalau banyak wang pun menjadi masalah?

Mana tidaknya. Apabila sekolah mempunyai peruntukan yang besar, pentadbir perlu mengurus setiap sen dengan penuh teliti dan menurut tatacara yang telah ditetapkan. Bermula daripada pembentukan jawatankuasa sebutharga, pengiklanan sebutharga, pemilihan pembekal, sehinggalah ke proses pendokumentasian.  Semuanya mesti lengkap dan teratur. 

Ini termasuklah menyediakan kertas kerja, melampirkan gambar-gambar sebagai bukti pelaksanaan serta memastikan segala dokumen disusun rapi sebagai evidens untuk pemantauan pihak atasan.

Silap sedikit atau tertinggal satu dokumen sahaja, kita akan dipersoalkan.

Namun begitu, jika peruntukan kewangan tidak mencukupi, cabarannya tidak kurang hebat. Contohnya, apabila pihak sekolah ingin menghantar pelajar-pelajar ke pertandingan di luar daerah, ada kalanya terpaksa bergantung kepada sumbangan luar untuk menampung kos pengangkutan, penginapan dan makan minum.

Sekiranya kos tidak mencukupi, hasrat untuk menghantar pelajar mungkin terpaksa dibatalkan. Maka, sia-sialah potensi dan usaha yang telah ditunjukkan oleh pelajar-pelajar berbakat ini.

(Majlis Makan Amal Anjuran PIBG & Alumni Sekolah Tahun 2018)

ZON SELESA YANG MEMUDARATKAN

Saya sepatutnya bersyukur kerana dalam tempoh beberapa tahun pertama menjadi Pentadbir Sekolah, saya telah dikurniakan beberapa orang Ketua Pembantu Tadbir (KPT) yang berpengalaman dan cekap dalam mengurus kewangan sekolah.

Sepanjang tempoh tersebut, saya tiada keperluan untuk menyemak dokumen pembayaran satu persatu atau menjalankan audit dalaman secara terperinci.

Setiap tahun, apabila akaun sekolah diaudit oleh Bahagian Audit Sekolah, laporan yang diterima sentiasa menunjukkan prestasi yang baik atau cemerlang.

Namun, di sinilah terletaknya kesilapan besar yang tidak saya sedari. Saya terlalu bergantung kepada KPT dan Pembantu Tadbir Kewangan (PTK) untuk mengurus kewangan sekolah. 

Kecekapan mereka telah menempatkan saya dalam zon selesa, sehingga saya tidak tergerak untuk mempelajari selok-belok pengurusan kewangan secara mendalam.

Saya terlalu yakin dengan kebolehan mereka, sehingga alpa bahawa sebagai pentadbir, saya juga bertanggungjawab untuk memahami dan menguasai aspek pengurusan kewangan sekolah secara menyeluruh.

(Pasukan Sekolah Menyertai Young Innovators Challenge Peringkat Negeri Tahun 2018)

REALITI YANG MENYAKITKAN

Segalanya berubah apabila KPT yang lama berpindah ke sekolah lain dan saya menerima seorang pengganti yang baharu.

Pada zahirnya, pengurusan kewangan kelihatan berjalan seperti biasa. Namun, apabila akaun sekolah diaudit oleh Bahagian Audit Sekolah, saya seolah-olah dihempap sebuah batu besar yang menjatuhkan seluruh keyakinan diri. 

Buat pertama kalinya, saya gagal memperoleh prestasi kewangan yang baik, apatah lagi cemerlang. Laporan audit mengandungi banyak teguran terhadap amalan pengurusan kewangan yang bercanggah dengan tatacara kewangan. 

Ketika itu, saya benar-benar terasa betapa besar kelalaian saya - seolah-olah saya tidak sungguh-sungguh memahami tanggungjawab sebenar pengurusan kewangan bukan hanya terletak kepada KPT atau PTK, tetapi di atas bahu saya sendiri sebagai pentadbir sekolah.

KEBANGKITAN DARIPADA KEALPAAN

Bermula dari detik itu, saya berazam untuk mempelajari selok-belok pengurusan kewangan sekolah secara serius. Saya mula menyemak setiap dokumen kewangan satu persatu dengan teliti, memastikan tiada ruang kesilapan yang boleh menjejaskan integriti pengurusan sekolah.

Saya juga meluangkan masa membaca dan memahami setiap garis panduan dalam buku Tatacara Pengurusan Kewangan. Selain itu, saya tidak segan bertanya -  kepada rakan pentadbir sekolah yang lain, pegawai kewangan dan sesiapa sahaja yang boleh membantu saya mendalami ilmu ini.

Sejak itu, saya merasakan seolah-olah diri ini ‘dilahirkan semula’ dalam peranan sebagai seorang pemimpin. Akhirnya, saya mampu berdikari dalam mengurus kewangan sekolah. 

Impaknya, setelah saya benar-benar menguasai aspek pengurusan kewangan, laporan audit sekolah mula menunjukkan prestasi cemerlang setiap tahun. 

Saya juga sangat bersyukur kerana dibantu oleh kakitangan pejabat yang komited dan berdedikasi. Tanpa mereka, sudah pasti urusan pentadbiran sekolah tidak dapat dijalankan dengan lancar dan berkesan.

(Bersama Staf Sokongan Pada Tahun 2019)

SYUKUR DI SEBALIK KEGAGALAN

Walaupun saya pernah menerima laporan prestasi kewangan yang kurang baik, saya tetap berasa bersyukur. Jika bukan kerana kesilapan yang pernah berlaku, mungkin saya masih berada di zon selesa, tanpa keinginan atau kesedaran untuk mendalami ilmu pengurusan kewangan. 

Seperti kata orang bijaksana, “Kesilapan yang kita lakukan sering menjadi guru yang memimpin kita ke jalan yang betul.” Jika kita tersalah langkah, kita belajar daripadanya dan daripada pembelajaran itulah kita menjadi lebih matang dan bersedia.

REFLEKSI

Dalam pengurusan kewangan, setiap KPT dan PTK wajib mempelajari dan menguasai tatacara serta peraturan kewangan yang berkaitan. Ini bukan sekadar pilihan tetapi satu kewajipan yang tidak boleh diabaikan.

Ingatlah, dalam pengurusan kewangan, tiada ruang untuk alasan seperti “saya tidak tahu” atau “saya terlepas pandang.”

Walaupun KPT dan PTK yang membantu kita sangat berpengalaman dan cekap, tanggungjawab utama tetap terletak di atas bahu Pentadbir Sekolah. Pengurusan kewangan tidak boleh diserahkan sepenuhnya kepada orang lain.

Sebagai pemimpin, kita mesti tahu, faham dan terlibat secara aktif dalam setiap urusan kewangan sekolah. Kealpaan kita boleh membawa kesan yang serius, bukan sahaja terhadap organisasi, tetapi juga terhadap integriti kita.